KVKK uyumunu evrak yığını olmaktan çıkaralım
Uyum, klasöre konan bir dosya değil; işleyen bir süreçtir. Veri envanterinden VERBİS kaydına, aydınlatma metinlerinden ilgili kişi başvurularına kadar tüm zinciri kurup ekibinize devrediyoruz.
- Veri envanteri ve kişisel veri işleme faaliyet kaydının çıkarılması
- VERBİS kaydı, kayıt güncellemesi ve yükümlülük takvimi
- Aydınlatma metni, açık rıza metni ve saklama ile imha politikası
- Teknik ve idari tedbirlerin (md. 12) gözden geçirilmesi ve eksik listesi
Uyum bir belge değil, sürdürülen bir süreçtir
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, veri sorumlusuna somut yükümlülükler getiriyor: işlediği veriyi bilmek, ilgili kişiyi aydınlatmak, gerekli hâllerde açık rıza almak, veriyi süresi dolduğunda imha etmek ve md. 12 kapsamında teknik ve idari tedbirleri almak. Bu yükümlülüklerin karşılığı tek bir sözleşme metni değil, birbirine bağlı bir dizi kayıt ve süreçtir.
Çalışmaya her zaman veri envanteriyle başlıyoruz. Hangi veri, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işleniyor; nereye aktarılıyor, ne kadar saklanıyor, kim erişiyor. Envanter çıkmadan yazılan aydınlatma metni gerçeği anlatmaz; VERBİS kaydı da doğru olmaz. Sıralamayı bu yüzden bozmuyoruz.
Açık konuşalım: KVKK uyumu bir kerelik proje değildir. Yeni bir yazılım, yeni bir tedarikçi, yeni bir form ya da yeni bir işe alım süreci envanteri değiştirir. Bu nedenle iş, size bir klasör bırakmakla değil, güncellemeyi kimin ne zaman yapacağını gösteren bir düzen kurmakla bitiyor. Kanun idari para cezaları öngörüyor; ancak korkutmak yerine, denetlenebilir bir düzenin nasıl kurulacağını anlatmayı tercih ediyoruz.
Çalışma kapsamı
Veri envanteri ve faaliyet kaydı
Departman görüşmeleriyle işlenen kişisel veriler, işleme amaçları, hukuki sebepler, alıcı grupları, saklama süreleri ve aktarımlar çıkarılır; kişisel veri işleme faaliyet kaydı oluşturulur.
VERBİS kaydı ve güncellemesi
Kayıt yükümlülüğünüzün bulunup bulunmadığı değerlendirilir; yükümlülük varsa VERBİS kaydı envanterle uyumlu şekilde yapılır, mevcut kayıtlar gözden geçirilip güncellenir.
Aydınlatma ve açık rıza metinleri
Müşteri, çalışan, aday, ziyaretçi ve tedarikçi gibi ilgili kişi gruplarına göre ayrı aydınlatma metinleri hazırlanır. Açık rıza yalnızca gerçekten gereken yerlerde, ayrı ve seçimlik biçimde kurgulanır.
Saklama ve imha politikası
Her veri kategorisi için saklama süresi ve imha yöntemi belirlenir; periyodik imha takvimi ve imha tutanağı düzeni kurulur, sorumlular yazılı olarak atanır.
İlgili kişi başvuru süreci
Başvuruların hangi kanaldan alınacağı, kimin değerlendireceği ve kanuni süre içinde nasıl yanıtlanacağı tanımlanır; başvuru formu, kayıt defteri ve yanıt şablonları teslim edilir.
Teknik ve idari tedbirler ile eğitim
Md. 12 kapsamındaki erişim yetkileri, yedekleme, loglama, gizlilik taahhütnameleri ve veri işleyen sözleşmeleri gözden geçirilir; çalışanlara farkındalık eğitimi verilir.
Envanterden sürdürülebilir düzene
- 01
Mevcut durum analizi
Departman görüşmeleri yapılır, kullanılan sistemler ve formlar incelenir, hangi belgelerin var olduğu ve hangilerinin eksik olduğu çıkarılır.
- 02
Envanter ve belge üretimi
Veri envanteri ve faaliyet kaydı hazırlanır; aydınlatma, açık rıza, saklama ve imha politikası ile sözleşme ekleri bu envantere dayanarak yazılır.
- 03
Uygulamaya geçiş
VERBİS kaydı yapılır veya güncellenir, metinler web sitesi ve formlara yerleştirilir, başvuru kanalı açılır, çalışan eğitimi verilir.
- 04
Sürdürme ve gözden geçirme
Güncelleme sorumluları ve periyodik gözden geçirme takvimi belirlenir; değişiklik olduğunda envanterin nasıl güncelleneceği yazılı olarak devredilir.
Bu hizmet kimler için
Müşteri verisi işleyen şirketler
E-ticaret, üyelik sistemi, çağrı merkezi ya da randevu akışı olan; iletişim ve sipariş verisi tutan kurumlar.
İnsan kaynakları yükü ağır kurumlar
Çok sayıda çalışan ve aday özgeçmişi işleyen, özlük dosyası ve kamera kaydı tutan işverenler.
Denetim ve ihale hazırlığındakiler
Kurumsal müşteri sözleşmesi, tedarikçi değerlendirmesi ya da ISO/IEC 27001 süreci nedeniyle uyum kanıtı istenen firmalar.
Kayıtları eskimiş kurumlar
Yıllar önce metin aldırmış, ancak envanteri, VERBİS kaydı ve imha süreci güncel olmayan şirketler.
Bu Hizmetle İlgili Sorulanlar
KVKK uyum çalışması ne kadar sürer?
Süreyi belirleyen şey departman sayısı ve kullanılan sistemlerin çeşitliliğidir. Küçük ölçekli bir şirkette envanter ve belge seti birkaç hafta içinde tamamlanabilir; çok lokasyonlu yapılarda görüşmeler daha uzun sürer. Kapsam görüşmesinden sonra size tarihli bir plan veriyoruz.
Ceza almayacağımızın garantisini veriyor musunuz?
Hayır, böyle bir garanti kimse veremez. Denetim ve yaptırım yetkisi Kuruldadır ve sonucu kurumun fiilî uygulamasına bağlıdır. Bizim taahhüdümüz, yükümlülükleri eksiksiz çıkarmak, belgeleri gerçeği yansıtacak şekilde hazırlamak ve eksikleri önceliklendirilmiş bir listeyle önünüze koymaktır.
Avukatlık hizmeti veriyor musunuz?
Hayır. Hukuki temsil, dava takibi ve avukatlık hizmeti vermiyoruz; sunduğumuz şey uyum danışmanlığıdır. İhtilaflı ya da yorum gerektiren konularda kurumunuzun hukuk danışmanıyla birlikte çalışır, gerekirse sizi bir hukukçuya yönlendiririz.
VERBİS kaydı yaptırmak zorunda mıyız?
Kayıt yükümlülüğü her kurum için otomatik doğmaz; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve faaliyet konusu gibi ölçütlere göre değerlendirilir. İlk adımda sizin durumunuzu değerlendiriyoruz. Yükümlülük varsa kaydı envanterinizle tutarlı biçimde yapıyor, veri kategorileriniz değiştikçe güncelliyoruz.
Çalışma bittikten sonra ne oluyor?
Uyum sürdürülen bir süreç olduğu için iş belge teslimiyle bitmiyor. Hangi belgenin ne zaman gözden geçirileceğini gösteren bir takvim ve sorumlu ataması bırakıyoruz. Yeni bir sistem, tedarikçi ya da veri kategorisi eklendiğinde envanteri birlikte güncelleyebileceğiniz bir destek düzeni kurulabiliyor.
Aynı Ekiple Devam Edebileceğiniz Alanlar
Web Tasarım
Hazır tema değil, markanıza özel arayüz. Mobil öncelikli, hızlı ve teknik SEO altyapısı kurulmuş hâlde teslim edilen kurumsal site ve e-ticaret projeleri.
AyrıntılarSEO
Teknik SEO, içerik stratejisi, yerel SEO ve backlink çalışması. Sıralama sözü değil, ne yapıldığını ve neyin değiştiğini gösteren aylık şeffaf rapor.
AyrıntılarReklam Yönetimi
Google Ads ve Meta reklamlarının kurulumu, dönüşüm takibi, A/B testi ve aylık optimizasyonu. Reklam hesabı sizin adınıza açılır, bütçe doğrudan platforma ödenir.
Ayrıntılar
Mevcut durumunuzu birlikte görelim
İlk görüşmede hangi belgelerin var olduğunu, hangilerinin eksik olduğunu ve VERBİS yükümlülüğünüzün bulunup bulunmadığını konuşuyoruz. Görüşme bağlayıcı değil; sonunda elinizde yazılı bir kapsam ve sabit fiyat oluyor.
Hafta içi 09:00 – 18:00